9 consejos para un plan de comunicación interna eficaz

Plan de Comunicación Interna

La comunicación interna es una parte integral de la estrategia corporativa. Al igual que el marketing, es esencial aportar más transparencia, crear un sentimiento de pertenencia entre los empleados, pero también hacer que se adhieran a los valores y proyectos de la empresa. Además de su papel en la cohesión de la empresa, la comunicación es una verdadera palanca de productividad. Sin embargo, no se puede improvisar: para convertirlo en un punto fuerte y sacarle el máximo partido, debe estar perfectamente orquestado. En este artículo, revelamos 9 consejos clave para crear un plan de comunicación interna eficaz.

HACER UN BALANCE DE LA SITUACIÓN EXISTENTE

La creación de un plan de comunicación interna comienza con un inventario: ¿cómo se gestiona actualmente la comunicación de su empresa? La comunicación interna eficaz se consigue a través de varios elementos:

  • Los valores de la empresa son comprendidos y compartidos por los empleados;
  • Los empleados comprenden el proyecto colectivo de la empresa y se adhieren a él;
  • La alta dirección conoce y comprende bien los problemas sobre el terreno;
  • Las competencias, los conocimientos y la experiencia se comparten internamente.

Utilice estos puntos para realizar su auditoría, ya que son indicadores reales de la calidad de su comunicación actual.

A continuación, enumera todos los actores implicados: los que transmiten la información y los que la reciben. Enumere también los medios, herramientas y recursos utilizados para garantizar la comunicación.

Cuanto más precisa sea su evaluación, más podrá identificar las áreas de mejora.

INVOLUCRE A SUS EMPLEADOS EN LA REFLEXIÓN

Su estrategia de comunicación concierne y afecta a todos los empleados de la empresa. La información debe fluir hacia arriba con la misma facilidad que hacia abajo, por lo que todos los niveles de la jerarquía están involucrados. Por ello, debe incluir a todos los empleados relevantes en su reflexión.

Anime a los empleados a hablar. Es esencial que puedan expresar sus expectativas y opiniones sobre la comunicación actual de la empresa. ¿La información es clara? ¿Se comunica satisfactoriamente? ¿A través de los canales adecuados? ¿Qué dificultades encuentran?

Implicar a los empleados y al responsable de la comunicación interna permite comprender mejor sus necesidades y dificultades. También pueden convertirse en una fuente de propuestas, presentándole soluciones que no se le habrían ocurrido. También es una forma eficaz de hacer que se sientan valorados y de hacerlescomprender la importancia de una comunicación eficaz. Cuanto más participen en los cambios, más probable será que quieran adaptarse a ellos.

DEFINA SUS OBJETIVOS EN FUNCIÓN DE SU ESTRATEGIA EMPRESARIAL

Sus objetivos deben ser claros, coherentes y bien estructurados. Deben estar en consonancia con la estrategia empresarial. Establezca objetivos realistas y alcanzables, aunque tenga que dividirlos en varias etapas (a corto, medio y largo plazo).

DETERMINAR UN PRESUPUESTO

La comunicación desempeña un papel fundamental en la cohesión de sus equipos, la consecución de los objetivos comerciales y el desarrollo de su empresa. Por tanto, es lógico asignar un presupuesto acorde con los beneficios que puede aportarle.

El presupuesto asignado debe ser coherente con los objetivos fijados y con el tamaño de su empresa. La forma de comunicar depende de si tiene 5 o 500 empleados.

También es importante tener en cuenta que la puesta en marcha del plan de comunicación puede requerir que se replanteen algunos o todos los métodos actuales utilizados en su empresa. Por ejemplo, puede ser necesario invertir en nuevas herramientas de comunicación o recurrir a la experiencia de profesionales. Dependiendo de las herramientas elegidas, también puede ser necesario formar a los empleados para que las utilicen de forma óptima.

Por eso hay que definir con la mayor precisión posible todos los recursos necesarios (financieros, humanos, logísticos, de tiempo, etc.) para poner en marcha el nuevo plan de comunicación. Esto le permitirá definir un presupuesto coherente y anticipar los costes previstos.

DESARROLLAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA OPERATIVA

El plan de comunicación es una verdadera hoja de ruta. Debe especificar:

  • Objetivos de comunicación: ¿qué quiere conseguir?
  • La audiencia relevante: ¿quién transmite la información a quién? ¿Cuándo, por qué y cómo?
  • El presupuesto asignado;
  • Los medios y las herramientas de comunicación que deben desplegarse;
  • Los pasos necesarios para llevar a cabo sus acciones de comunicación y las personas responsables de llevarlas a cabo.

ELEGIR LOS CANALES/MEDIOS DE DISTRIBUCIÓN

La comunicación debe pensarse en un sentido amplio. Dispone de una amplia gama de herramientas y medios para difundir su información. Pueden ser un boletín interno, un tablón de anuncios, una intranet, un sistema de correo electrónico de la empresa, reuniones informativas, etc.

Las herramientas deben adaptarse al tipo de información transmitida y al público que la recibirá. Por ejemplo, un tablón de anuncios es ideal para transmitir información a un amplio público, pero no se puede asegurar que todos los empleados lo hayan visto. Esto puede ser problemático en el caso de información importante o urgente. Sin embargo, con un boletín de noticias puede comprobar que los correos electrónicos se han recibido y abierto.

ADAPTE SU MENSAJE A SUS OBJETIVOS

Una estrategia de comunicación interna eficaz significa adaptarse a cada contacto. Según el perfil y el cargo de sus empleados, puede comunicar de forma diferente y sobre distintos puntos. Por ejemplo, los términos técnicos serán perfectamente comprendidos por los equipos afectados que están acostumbrados a utilizar ese vocabulario específico, pero no por otros empleados.

HERRAMIENTAS PARA AYUDARLE CON SU PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

Céntrese en herramientas intuitivas que todos sus empleados puedan utilizar fácilmente, independientemente de su nivel de conocimientos o comodidad con la tecnología. Cuanto más fácil sea el aprendizaje de una herramienta, mayor será la probabilidad de que sea adoptada. También ayuda a mantener bajos los costes de formación.

ESTABLECER KPI’S

Mida el rendimiento de su plan de comunicación mediante indicadores clave. Por ejemplo, para la información difundida por correo electrónico o mensajería, se puede medir el número de cartas entregadas, abiertas y leídas. También hay que fijarse en el compromiso de las partes interesadas y en el índice de rotación de los equipos. Estos dos últimos elementos son indicativos de una buena o mala comunicación interna.

La comunicación interna de una empresa es una verdadera palanca de éxito que con demasiada frecuencia se subestima. Es un factor clave para que los empleados se adhieran a los valores de la empresa y apoyen sus proyectos. Siguiendo estos 9 pasos clave, podrá poner en marcha un plan eficaz que promueva una mejor comunicación entre todos los empleados, pero también entre los distintos niveles de la jerarquía.

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Badr Sefiani

Badr Sefiani

Investigador social y gerente de marketing digital